Réunion organisation SotmFR 09/11/2022

Bonjour à tous.

Pour la réunion de ce soir, 21h30, voici :

et l’ordre du jour :

  • Nouvelle équipe d’organisation
  • Aix-Marseille Université
  • Région Sud
  • Questions diverses

N’hésitez pas à ajouter dans la partie « Questions diverses » du Pad les points
que vous souhaitez aborder.
Pour participer à l’organisation du SOTM, demandez votre inscription à la
liste sotm@listes.openstreetmap.fr

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Les notes de ce soir :

State Of The Map France -Marseille 2023-
Groupe de pilotage

Mercredi 9 novembre 2022 à 21h30
1ère réunion de préparation

Présents : 8 personnes (Zimmy, Donat ROBAUX, Emery tony, René Chalon, Vincent dct, Vincent Bergeot, xavier Durang, Antoine Riche)

Ordre du jour :

  • Nouvelle équipe d’organisation
  • Aix-Marseille Université
  • Région Sud
  • Questions diverses

Mailing list : sotm@listes.openstreetmap.fr

LIENS :
- forum : SotM-fr - Forum OSM France

Nouvelle équipe d’organisation
Objectif : recenser les personnes susceptibles de faire partie de l’équipe d’organisation et faire le relai avec l’équipe d’organisation du SOTM précédent (Nantes 2022)

Aix-Marseille Université
Objectif : Solliciter Aix-Marseille Université afin pour l’accueil de l’évènement dans ses locaux
Nous avons pris contact avec les services du campus de Saint-Charles pour connaitre la marche à suivre.
Il faudra passer par la plateforme https://tele-demandes.univ-amu.fr/ qui génèrera en interne un ticket. Seront notamment demandés :

  • Descriptif de la manifestation

  • Nombre de personnes attendues : 300 personnes

  • Profil des participants

  • Salles et matériel demandé : 4 / 5 salles de 50 places et 1 amphi de 300 places

  • La date : 09-10-11 juin
    Au plus les éléments sont précis, au plus il sera simple d’adapter le devis qui sera ensuite adressé par les services d’AMU.
    Un devis sera alors adressé à OSM-Fr
    A toutes fins utiles, quelques infos complémentaires :

  • Contacts AMU :
    Mirjana Quinci : assistante administrative mirjana.quinci@univ-amu.fr 04 13 55 06 35
    Eric Chevalier : responsable logistique UFR sciences de saint charles
    eric.chevalier@univ-amu.fr
    Antoine Paris (appelé ce matin) : responsable administratif du site de Saint-
    Charles (près de la gare SNCF) antoine.paris@univ-amu.fr 0413550868 / 0686866448
    Mieux vaut quand même passer par ticket, ils n’aiment pas trop les contacts directs
    Informations

  • Périodes d’exam : début janvier / 8-20 mai

  • Vacances : 20-25 février / 24-29 avril

Région Sud
Objectif : préparer un courrier adressé au Président de Région, et à l’attention de Jean-Baptiste CHABERT pour que la Région participe à l’organisation de l’évènement.

  • préparer un courrier pour solliciter la Région Sud pour l’organisation
  • cf la note faite par Tony EMERY pour avoir du contenu

Questions diverses

  • dates : pas de dates de retenues
    Université : examens de rattrapage 2e quinzaine de juin
    Infos diverses : fêtes des mères, pères; musique 31 juin 2023

  • démarches : demande à faire en ligne jauge de 300 personnes + 5 salles de 50 personnes

  • Prévoir : agent de sécurité à l’entrée qui fait le contrôle des badges (moins contrôle à Schumann (Aix)
  • Demander à C. Hugon pour lieux d’hébergement
  • courrier officiel à la Région : TEmery a déjà fait la note à JB Chaber
  • montage du dossier sur la plateforme CR SUD
  • service COM : Région ?, ville de Digne, ville Marseille
  • CROUS : XDurang, démarche peu évidente en interne
  • logements : campings alentours ?, cité U Gaston Berger, Luminy

  • site internet

  • lieux :
    Campus Saint Charles
    CR SUD près de la gare hémicycle
    Hôtel de Ville
    Pharo : plage, bar, restos
    Cité des association : Canebière
    XDurang : site ENSAM excentré formation des archis, Centre Léo Lagrange

    • docs capitalisé :
      ARiche : sur le forum + cloud

    • contacts :

      • CRIGE (CArchias est à l’Afigeo)
      • IGN (info à Nantes, ils étaient ~12)
      • CEREMA
      • tête d’affiche locale : Olivier Rovelotti (Natural Solutions)
      • communication :
    • Prestataires pour la partie Communication / visuels (affiches, flyers, kakémonos, t-shirts, goodies…) / liens avec l’imprimeur
      Antoine Bardelli était de grande qualité (Montpellier)
      Infographie & Data Visualisation

      • vidéo : Thomas Lombard (à reconduire, impliqué depuis le départ), autre (urban prod : info de XDurang)
      • reportage : acteur local ?
      • site internet : Thomas Gratier
    • acteurs :

CHRONO :
- rencontre géo partenaires CR SUD : 2022-12 pour nouer des contacts
- Voir les hébergements (CROUS…)

SUITE :
- rencontres mensuelles du groupe d’accompagnement
- envisager : réunion à 21h
-
Prochaine Réunion le mercredi 30 novembre 2022 à 21h.

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État d’avancement du jour (16/11/2022) :

  • demande faite auprès d’Aix-Marseille Université pour l’occupation du site Saint-Charles : refus car des travaux sont prévus à ce moment. Recherche d’autres sites.
  • courrier de sollicitation de la Région SUD rédigé et en cours d’envoi