Réunions organisation SOTM-FR 2023

Voici la réponse du Crous pour les demandes d’hébergement :
Bonjour,

Nous avons déjà un certain nombre de réservation pour des groupes, afin de pouvoir étudier la faisabilité d’un accueil avec la résidence, merci de bien vouloir me retourner dûment complété le formulaire ci-joint.

Concernant ces accueils, ils sont encadrés par les conditions générales ci-jointes et font l’objet d’une convention de réservation entre le Crous et l’organisateur qui s’engage notamment à centraliser le paiement et à fournir une assurance couvrant le risque locatif et la responsabilité civile des participants. Un acompte de 30% sera demandé à la signature de la convention pour valider la réservation, le solde sera à verser un mois avant. En cas de baisse du nombre de participants, l’engagement minimum de perception est de 85% de la réservation initiale à condition que celle-ci ait été notifiée au plus tard un mois avant le séjour.

Pour une séjour de 3 nuits, le forfait pour une chambre individuelle de 10m² équipée d’une cabine tri-fonctions (wc douche lavabo) est de 91€HT soit 100,10€TTC. (TVA 10%)
Ce tarif comprend : le ménage, la connexion internet, les draps, un kit hygiène (3 cintres, 1 serviette invité, 1 drap de bain, 1 tapis de sol et du papier hygiénique).
A toutes fins utiles, je vous informe que nous disposons également de logements réservés aux chercheurs et professeurs. Ce sont des studios entièrement équipés avec des prestations types résidences hôtelières (lit double, linge de maison, cuisine équipée…). La réservation peut se faire en ligne via une application (actuellement en maintenance, je ne peux donc pas vous donner la disponibilité), sous couvert d’une attestation ou lettre d’invitation ou via la convention. Le tarif nuit est de 42€HT, soit 46,20€TTC.

Concernant les associations, nous demandons les pièces suivantes à joindre à la convention :

  • Une copie des statuts de l’association avec récépissé de déclaration en préfecture

  • Une copie de la composition du bureau

  • Une copie de la carte d’identité du signataire

  • Une copie de l’assurance contractée par le Preneur

  • Un RIB

  • La fiche identité du tiers complétée

Dans l’attente du retour du formulaire, je vous souhaite une bonne journée.
Conditions gé réserv et vente hébergement groupes 2022 .pdf (235,9 Ko)
formulaire DEMANDE PREALABLE (+studios).pdf (205,1 Ko)

yep, cela semble correspondre à ce que nous avions entamé avec Nantes et ce qui avait été géré avec Bois Vert à Montpellier, de mémoire.

Je pense que partir sur 60 hébergements est bien, cela sera sans doute un minimum

cela se rapproche de la proposition du CROUS de Nantes.
C’est plus couteux qu’à Montpellier.

à montpellier, nous avions également un petit dej (cependant c’est secondaire)

J’ai posé la question du petit-déj. En parallèle, je vois aussi pour le resto U (accueil / pauses et déjeuner de midi).

oui, à ce prix et sur place, ça fait de forts arguments :+1:

@tony.emery au vu de la réponse du Crous je ne comprends pas si au moins ils ont de la place à nos dates ? Est-ce une question à venir, ou déjà posée ?

Dans ma demande, j’avais mis les dates de l’évènement. Je suppose que, si les logements n’avaient pas été disponibles à cette date, elle me l’aurait dit. mais je vais quand même me le faire confirmer car nous ne sommes plus à une surprise près cette année.

J’attends également sa réponse par rapport aux petits-dèj et à la distribution des clés.

On part sur 60 logements ? un peu plus ?

Disons 60 mais si tu as l’occasion de tâter le terrain dans l’hypothèse où on voudrait plus, c’est bienvenu

Je valide également les 60 places. A ce tarif là, ca concurrence les AirBnB et ca rassurera Thomas. La question est: quid de la gestion des accès ?

Pour la gestion des clés : question posés en attente de retour.

Pour la location des salles, j’ai confirmé la visite demain. On attend la visite pour valider et signer le devis ou on le signe de suite ?

On peut attendre demain.
Tu poseras la question du wifi également.

Pour moi oui, à 48h près (avec la réunion de mercredi soir) autant ne pas se précipiter

Oui, les petits déjeuners peuvent être mis en place pour les personnes qui seront hébergées.

Pour la prise et la restitution des clés, c’est au référent groupe de centraliser. Nous devons avoir une personne référente présente pendant la durée du séjour qui sera l’interlocuteur privilégié de la résidence d’accueil.

Un tableau sera fourni avec les numéros des logements, vous devrez le compléter avec le nom des participants et le remettre le jour de la prise des clés. Ce tableau servira de pointage de contrôle pour la restitution.

lien vers la salle : sotm-fr_2023_marseille
lien vers le Trello :
Trello
Lien vers le pad: MyPads
NextCloud : Nextcloud OSM-FR

Prochaine réunion: 15 mars 2023, 21h

Prochaine réunion d’organisation Jeudi 23 mars à 21h, tout le monde est bienvenue

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NextCloud : Nextcloud OSM-FR

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Prochaine réunion d’organisation Mercredi 29 mars à 21h, tout le monde est bienvenue

lien vers la salle : sotm-fr_2023_marseille
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NextCloud : Nextcloud OSM-FR

@AntoineR , tu pourrais me montrer comment ajouter les lignes de transport en commun dans la carte umap ?

Méthode un peu archaïque : requêtes Overpass, export en GeoJSON puis import dans uMap. Je peux m’en charger si tu me donnes la liste des lignes à intégrer.

Alors, pour commencer, je dirais les lignes suivantes :
Bus : 24, B1, 21 Jet, 521 (nuit), L091 (navette Aéroport)
Tramway : T3
Métro : M2

Merci Antoine.
pour vérifier : RTM – Carte interactive

J’ai ajouté le calque Transports en commun, caché à l’affichage de la carte (passer en mode édition pour pouvoir afficher le calque). Je n’ai pas trouvé la navette aéroport dans les données OSM (j’ai peut-être pas bien cherché). Tu me dis si ça te va ou comment tu vois les choses.

Effectivement, la navette est assurée par le Département : Relation: ‪Bus 91 : Aéroport Marseille Provence => Marseille‬ (‪6626049‬) | OpenStreetMap

Sinon, c’est nickel, je vais dégager les lignes que j’avais ajouter et rapatrier les arrêts de bus dans ton calque.

A ton avis, on laisse ton calque caché à l’affichage ou c’est juste en attente de validation ?