Présentation de l’organisation de l’évènement
Déroulé sur 3 jours du vendredi 9 au dimanche 11 juin 2023
300 personnes attendues en cumulé.
Sur les 3 jours
besoins en locaux
- Pièce sécurisée : pouvant servir de régie (utilisation du matériel de captation vidéo) et intendance
- Hall d’accueil des participants et pour les pauses
- Accès à un espace extérieur : pauses déjeuner; accueil traiteur (foodtruck)
besoin en matériel
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Accueil : banque d’accueil, 5 chaises, 5 tables
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Coin interview : podium, tables hautes, 5 chaises hautes, éclairage [à voir avec Thomas Lombard]
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Wifi, Alimentation électrique, écrans dans les salles pour les présentations
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Communication : 10 grilles, tables hautes pour supports de communication,
besoin en communication -
mention de l’événement (internet, magazine)
JEUDI -
Arrivée des organisateurs et configuration des sites
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A valider par la mairie : un événement en « OFF » de type Hackathon.
VENDREDI
Journée « professionnelle » : 09:00 - 17:30
MATIN -
Débute par la plénière (09:30 - 11:00)
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2ème partie de matinée (11:30 - 12:30) et l’après-midi : 4 (voire 5) présentations simultanées
APRÈS-MIDI -
Suite des présentations 14:00 - 17:30 : 4 (voire 5) présentations simultanées
Besoins -
1 auditorium d’une capacité de 200 places
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4 salles de 50 places
SAMEDI -
Journée « contributeurs OpenStreetMap » : 09:30-17:00
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3 ou 4 présentations simultanées
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17:30-19:00 Assemblée Générale de l’association : auditorium
DIMANCHE -
Journée de relâche : 09:00-16:00
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Réunion du Conseil d’Administration
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3 présentations simultanées (3 salles) + séquences improvisées